communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Tout ce qui ne concerne pas le Mur, les sorties, et l'encadrement.
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nathalie belamie
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communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par nathalie belamie » 11 juillet 2018, 23:20

Compte rendu de réunion du bureau du 11 juillet 2018

Présents à la réunion : Lionel Pompougnac en qualité de président, Jacqueline Kasas en qualité de vice présidente, Laurent Chopard en qualité de trésorier, Sylvain Franchet en qualité de vice trésorier, Nathalie Belamie en qualité de secrétaire et Agathe Torielli en qualité de vice secrétaire.

La séance est ouverte à 20h.

1. Modification du règlement intérieur saison 2018-2019
Le règlement intérieur sera validé par le bureau avant le 1er septembre et distribué à tous les membres.
Les modifications du règlement intérieur pour 2018-2019 :
- mise en place de la cotisation spéciale pour les enfants du groupe compétition le mercredi de 18h30 à 21h.
- L’âge minimum est de 6 ans pour devenir adhérent à D’Ain mur à l’autre.
- Lors des séances d’ouverture de voies :
* 2 personnes minimum dont une titulaire d’un diplôme d’encadrement
*interdiction de la présence de mineurs sauf demande préalable auprès du président
*port du casque obligatoire
- Changement des tarifs des prestations escalade et canyon dû au passage à l’assurance journalière FFME
-Possibilité pour un damalo 3 sensibilisé à la gestion EPI (via sa formation d’encadrement ou la formation de gestionnaire EPI) d’emprunter du matériel, en accord avec les règles d’encadrements de sorties canyon.

2. Budget prévisionnel 2017-2018

a. montant des cotisations
Pour rappel, montant des cotisations votées par le précédent bureau :
• Adhésion normale : 115 €
• Adhérent autonome : 80 €
• 3ème membre et suivant de la même famille : 50 €
• Adhérent déjà FFME : 45 €
Groupe compétition : ajouter à la cotisation 45 € pour les plus de 12 ans et 20€ pour les autres (participation aux engagements aux compétitions FFME à savoir les coupes de l’Ain et les championnats départementaux et régionaux)

b. Financement des formations
Le bureau maintient le remboursement de la formation secouriste PSC1 (et du recyclage) sous le principe des 3 tiers (nécessaire pour devenir initiateur) pour tout membre s’engageant dans une formation initiateur.
Rappel de la nécessité d’une demande préalable au bureau.

c. Financement des encadrants
Selon règlement intérieur.
Le bureau proposera à nouveau les vestes (ou autre ?) pour les encadrants en lieu et place des remboursements pour ceux qui le souhaitent.

3. Règles d’encadrement et d’organisation pour la saison 2018-2019
En accord avec les modifications règlement intérieur. Pour rappel : modification de la possibilité d’emprunt de matériel pour les DAMALO 3 sensibilisés à la gestion des EPI.

4. Commissions
a. "Pilote" de chaque commission
Canyon : Nath
Escalade : Sylvain
Matériel : Bureau
Gestionnaire EPI : Jacqueline

A charge de chaque administrateur d’ouvrir sa commission sur le forum et de recruter ses membres, entre autre, via la création d’une rubrique sur le forum « vie du club ».

b. grandes lignes des missions de cette saison

Canyon :
- Gestion commande/matériel
- Poursuivre la dynamique de formation initiée la saison précédente
- Promotion de l’activité
• Participation au rassemblement Aura du 22/23 septembre
• Interne : action canyon crêpes ouvert à tout niveau ?? A réfléchir
• En lien avec les autres (canyon des pères Noëls), inter club prévu avec la tribu canyon en Octobre
• Formation de futurs encadrants canyon nécessaire (formation interne? FFME? FFS?) : un problème majeur : le coût de la formation
- Règlement encadrement

Escalade :
- Gestion des commandes,
- Organisation compétition(s)
- Renouvellement du mur (en relation avec autres utilisateurs)
* réunion à prévoir avec le collège début septembre pour caler les dates de modification possibles du mur et de la compétition.
*modification du mur à planifier courant de l’été avant la reprise de septembre : uniformisation des voies de compétition + ouverture de nouvelles voies
- Relancer la formation (interne et fédérale)
- Création d’un compétition interne à la suite de la compétition du club à laquelle nombres d’adultes n’osent participer.
- Modification feuille d’emprunt de matériel calquée sur le modèle utilisé en canyon

A l’ensemble des 2 commissions : organisation d’un séjour multi-activités.
Qui ? Lionel + bureau
Où ? Jura + Beauges ? + Vercors ?
Quand ? Juin ?
Véhicule : mini-bus mairie – Les conditions d’emprunt seront demandées à la mairie.

c- budget des commissions

Le bureau attribuera les budgets prévisionnels sur une base de 180 adhérents et en fonction des besoins de chaque commission. (5% commission matériel (278 €), 60 % commission escalade (3337€), 35 % commission canyon (1946€))

Les commissions sont tenues de se tenir aux budgets définis par le bureau. Toute éventuelle exception devra faire l’objet d’une demande préalable au bureau. La commission attendra alors l’accord du bureau.

5. Point sur les créneaux SAE 2018-2019
• Le suivi de l’ouverture des créneaux se poursuit par le biais du forum.
• Chaque encadrant devra créer un post normalisé (jour-créneau horaire-public concerné) sur le forum pour préciser les conditions d’accès (en accord avec le règlement intérieur) ainsi que le suivi des personnes inscrites au créneau (avec éventuellement la gestion d’une « file d’attente »)
• Un tableau précisant les différents créneaux sera posté dès que possible sur le forum. (Nath)


Point sur les inscriptions enfants.
L’affichage des places restantes sera publié une semaine avant le forum des associations sur le site. Sachant que les anciens ont jusqu’au 21 Aout pour remettre leur dossier. A l’heure actuelle, encore 8 enfants n’ont pas validé leur inscription par retour de dossier.
Restent : 8 places pour les ados de +15 ans le lundi, 2 places en cours compétition le mercredi, 7 places sur le cours ados 7-12 ans du vendredi et 4 places pour les ados +15 ans le vendredi

6. Calendrier des évènements de la saison

- 1er septembre : Forum des Associations / bourse aux chaussons
- 22 et 23/09 : Rassemblement canyon AURA
- DAMHALLOWEEN : fin octobre – organisation : Agathe
- Téléthon : début décembre
- 12/18 : évènement Noël pour les jeunes (commission escalade ?)
- Père Noël en canyon (en attente de date)
- Canyon du nouvel an
- Compétition (Point 7)
- Séjour multi-activités
- AG : vendredi 5 juillet

7. Compétition

Retour à la classique étape de la coupe de l’Ain.
Avant les vacances d’avril : prendre contact avec le collège durant le mois d’août pour caler les dates.
Date à fixer avant réunion en Mairie pour les dates et les manifestations
Besoin d’aide hors bureau.

8. Formation FFME

- Olivier Gomes est initiateur via-ferrata et se forme actuellement au monitorat
- 3 formations proposées par Jérome Aizac dans l’Ain (initiateur SAE en novembre, gestionnaire EPI et recyclage)

Philippe AUBERT s’est positionné et inscrit sur la formation initiateur SAE. Lise Monti était intéressée. D’autres membres ?

8. Questions diverses

a. Badge d’accès à la SAE : inventaire et estimation du besoin
Colin Gorin en aurait besoin en cas de co-encadrement le mardi.

b. Attribution des droits « administrateur structure » intranet FFME
Droits donnée à Sylvain. Maintenus pour JC et Jacqueline pour aide saisie licences

c. Répartition des tâches à effectuer pour le début de saison.
- Saisie Licence : au forum et répartition des dossiers pour les restantes.
- Changement à la banque : RDV pris par Laurent. (après réception de la déclaration en préfecture)
- Suivi DAMALA/O : comme saison précédente : fichier en ligne (priorisé) avec version papier dans le classeur mis à disposition à la sae.
Faire une validation damala en cas d’équivalents en passeports FFME [passeport jaune = damala1 – passeport orange = damala 2]

d. Forum des associations à Dagneux
Samedi 1 septembre :
La réception des dossiers, l’information ainsi que la bourse aux chaussons et le mur ouvert se passeront tous en bas, à la salle d’escalade. Beaucoup de gêne occasionnée pour les autres associations l’année dernière.
Anticipation des inscriptions des nouveaux enfants (très peu de places : premiers arrivés avec le dossier complet, premiers inscrits)
Création du post et recherche de volontaires : Nath
Création d’une clé USB (présentation pour Sandrine) : Lionel
Renseignements sur panneau du haut et Fléchage : Lolo
Bourse aux chaussons (mail à faire + article sur le site) : Nath

e. site internet
Améliorations : changer les photos du bandeau (Bebel avec photos fournies)
Page escalade et adresse salle à mettre en avant (dans bandeau ? ou onglet sup ?)
Mise en ligne des documents du dossier d’inscription (fait)
Quelques modifications dans les forums (droits, posts priorisés.. à voir avec Bébel)

f. Banderole
Recherche et conception du projet de la nouvelle banderole du club avec le nouveau logo FFME : Agathe

g. Teeshirt : Jacqueline


Séance levée à 22h08
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par nathalie belamie » 26 juillet 2018, 08:51

Et voilà!
Le bureau fait ses devoirs de vacances! :D
Voici le règlement intérieur 2018-2019, tout nouveau, tout beau!
règlement intérieur 2018-2019
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par bebel » 29 octobre 2018, 22:40

Bonjour à tous,
en discutant avec Aline et Rémi, je viens de voir que le règlement à changer concernant l'âge minimum pour adhérer au club (c'est bien poster dans le compte rendu du premier post, mais ça m'avait échappé).

Jusqu'à présent, c'était, sauf erreur de ma part, 6 ans révolus au moment de l'inscription. Dorénavant, c'est, comme le dit effectivement le règlement intérieur dispo ici :
Peuvent adhérer à l’association les personnes âgées de plus de 6 ans au 1er septembre
Pouvons nous savoir ce qui a motivé ce changement?

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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par Lionel P » 30 octobre 2018, 10:51

bebel a écrit :Bonjour à tous,
en discutant avec Aline et Rémi, je viens de voir que le règlement à changer concernant l'âge minimum pour adhérer au club (c'est bien poster dans le compte rendu du premier post, mais ça m'avait échappé).

Jusqu'à présent, c'était, sauf erreur de ma part, 6 ans révolus au moment de l'inscription.
...
Pouvons nous savoir ce qui a motivé ce changement?


En fait, jusqu'à cette saison, il n'y avait rien de stipuler dans le RI concernant l'âge minimum pour être membre. Par usage, nous fixions 6 ans car le matériel, y compris les ouistitis, est peu adapté et la coordination, souvent insuffisante pour les enfants.
Nous avons pallié à ce manque en modifiant le RI pour cette nouvelle saison en choisissant la dâte du début de saison comme référence. C est peut être une réflexion à mener.
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par bebel » 01 novembre 2018, 09:01

Oui, avant cette année, à ma connaissance, la seule chose qui stipulait l'âge minimum, c'était le site de la fédé :
https://www.ffme.fr/club/1802.html

ET, de mémoire, on disait que c'était 6 ans révolu au moment de l'inscription.

Bref, c'est pas grave. Ce qui est bien, c'est que la règle existe et soit respectée. Mais ça doit être rageant pour quelqu'un né le 2 Septembre :D C'est pour ça que ma préférence va au "6 ans révolus au moment de l'inscription".

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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par Lionel P » 05 novembre 2018, 08:07

bebel a écrit : C'est pour ça que ma préférence va au "6 ans révolus au moment de l'inscription".
Nous avons pris la décision de modifier le règlement en cours de saison pour aller dans ce sens.
Lionel POMPOUGNAC
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par nathalie belamie » 05 novembre 2018, 18:45

Nous vous informons que le bureau a procédé à la modification du règlement intérieur afin de permettre aux membres souhaitant inscrire leur enfant ayant 6 ans durant la saison de pouvoir le faire.

"Peuvent adhérer à l’association les personnes âgées de plus de 6 ans au 1er septembre."
a été modifié comme suit :
"Peuvent adhérer à l’association les personnes âgées de plus de 6 ans à la date de l’inscription."
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par bebel » 06 novembre 2018, 08:00

Top!

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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par nathalie belamie » 28 février 2019, 09:48

Réunion bureau 27/02/2019

Séance ouverte à 19h30 en présence de Lionel Pompougnac en qualité de président, Laurent Chopard en qualité de trésorier, Nathalie Belamie en qualité de secrétaire, Jacqueline Kasas en qualité de présidente adjointe et Agathe Torielli en qualité de secrétaire adjointe. Absent et excusé Sylvain Franchet.

1. Bilan à mi-saison(moral et financier pour un réajustement des crédits des commissions)
Le club compte à ce jour 205 licenciés et 10 membres extérieurs pour un budget de +5548€ (les chèques vacances n’ayant pas encore été encaissés). Laurent à versé 2000€ sur le compte épargne qui s’élève à l’heure actuelle à 6000€
Les commissions se voient donc allouées des sommes suivantes :
Commission escalade : 4043€
Commission canyon : 2089€
Commission matériel : 354 €

2. Avancement du travail des différentes commissions
:arrow: Commission canyon :
- bilan positif des formations en salle. Sorties d’application à venir.
- Projet ludicanyon en cours pour les enfants. Prospection au printemps (guillaume/laurent et moi) de quelques canyons possibles.
- Suite du rassemblement AURA qui n’aura pas eu de retours positifs de notre part ni des autres clubs : la ligue propose de laisser le projet aux clubs de la région avec une aide administrative et 500€ de budget. Le club ne s’engagera pas dans ce projet et préfère relancer le projet initial d’interclub La tribu/Damala.

:arrow: Commission escalade :
- commencer à préparer la compétition (réunion à prévoir) :
- problème relevé par Vincent des cordes de moulinette qui font effet chaussette en haut de plusieurs relais. Contact a été pris avec Jérôme Aizac. Pour l’heure les cordes ne devraient pas être changées avant la compétition.
- 1ère édition du Damalanoël : une belle réussite
- 1ère édition du Damala carnaval en cours d’élaboration

3. Point sur les encadrants (actuels et futurs) : Lise Monti seule sortante cette année.

4. Point sur la formation et sur les formations à appuyer pour les formations FFME :
- initiateur SAE : Sylvian Franchet ?
- recyclage initiateur : Willy et Mélisande Saby
- Gestionnaire EPI : Encourager tous les initiateurs sae à faire cette petite formation ni coûteuse, ni demandeuse en temps (deux soirées) qui est un bon complément de l’initiateur sae.
- Déficit d’encadrants canyons : le problème du coût et du temps engagé pour cette formation sont un frein réel à la formation de nouveaux initiateurs au club. Les initiateurs actuels fatiguent.

5. Le site internet du club et le forum
La migration vers le nouvel hébergeur s’est bien passée. Merci à Vincent pour l'énergie déployée. Pas de modification des droits administrateurs/modérateurs qui restent inchangés pour cette fin de saison.

6. Commencer à réfléchir à la fin de saison et la saison prochaine :
- point « FFME » quant aux certificats médicaux et leur validité : Tous les membres dont le certificat date de 2016 (soit 65 membres) seront contactés afin d’anticiper leur réinscription. (Jacqueline)

- La future fiche d'inscription (modifications à apporter ?) :
* suppression de la photo, du téléphone fixe et du pseudo forum
* âge minimum 6 ans révolus à la date de l’inscription
* modification de l’intitulé des inscriptions des « compétiteurs »

7. Tee shirt : retour à une version plus simple. 1 modèle adulte (éventuellement 2) et un modèle enfant, tous pris chez SFX pour éviter les changements et autres problèmes de fournisseurs.

8. Organisation de pré-inscription en juin (modalités)
:arrow: pour les enfants déjà engagés sur un créneau :
- document réponse distribué (compte tenu des ponts et autres jours fériés) du 13 au 18 mai pour les cours du mercredi. Potentiellement avant sur les autres cours.
- Semaine du 23 mai : s’il reste des places disponibles, proposition aux enfants déjà membres mais pas en cours (réponse avant le 14 juin)
- 15 juin : ouverture aux enfants des familles déjà membres (enfants, frères, sœurs)
La validation de la place se fera à la remise du dossier complet au maximum le jour de l’AG. Tout dossier non rendu ou incomplet à cette date entraînera la perte de la place prioritaire.
- Le jour de l’AG : le nombre de places disponibles pour de potentiels nouveaux enfants sera annoncé.
Nathalie fera le tour des encadrants actuels pour savoir quels seront les encadrants sur les cours enfants et connaître le potentiel d’encadrement par séance et donc le nombre d’enfants qui pourront être accueillis.

:arrow: Pour les adultes : afin de libérer les encadrants qui doivent prendre en charge leur créneau avec souvent beaucoup de débutants. Des permanences seront mises en place pour le retour des dossiers
- Lors de l’AG du 5 juillet
- Lors du forum des associations du 7 septembre

9. Recrutement prochain bureau à anticiper.
3 démissions cette fin de saison : Lionel, Jacqueline et Agathe.
:!: :!: :!: Il faudra absolument trouver du sang neuf pour intégrer le bureau et en particulier trouver un membre prêt à s’engager sur le poste de président (personne à ce jour)
Sans président ou présidente, il ne peut y avoir de club.


10. trouver un(e) gestionnaire EPI (soit parmi les brevetés existant soit proposer la formation à quelqu’un qui devra s’en charger)
Pierre-Yves Sarazin (diplômé EPI) s’est proposé pour prendre en charge cette fonction avec l’aide des autres diplômés qui seront bien sûr là pour l’épauler.

11. Questions diverses :
:arrow: Demande de badges d’accès pour Mélisande et Willy : la demande sera faite prochaine saison. Melisande souhaitant éventuellement prendre en charge un groupe de baby escalade (à confirmer)

:arrow: Aide à apporter ou pas à la mairie de Dagneux pour l’organisation d’une course pédestre le 01/09/19
Organisation par la mairie du premier « run » de Dagneux le dimanche matin 1er septembre .
La mairie par le biais de Sandrine Prochilo (organisatrice de l’événement) sollicite le club pour l’aider dans cette aventure.
2 parcours de 8 et 16 km et 1 randonnée pédestre avec un départ du stade.
Une course « tous petits » serait organisée sur le stade avec passage d’obstacles.
Les sponsors à l’heure actuelle sont : le crédit Agricole, les voyages Brethelet et l’orange Bleue (pour l’échauffement). Terre de running est contactée.
La mairie ne pouvant manipuler d’argent, elle demande aux associations de Dagneux (D’Ain mur à l’autre et le tennis club) de bien vouloir prendre en charge la buvette, la restauration et les inscriptions. Dans la mesure du possible, toutes l’aide apportée sera la bienvenue (jalonnage, ravitaillement, …)
La course sera associée à « Cap pour Nino », association à but non lucratif et son projet de participation au raid des Amazones.
https://cappournino.wordpress.com/

:arrow: Demande d’une « modération sonore » sur certains créneaux de danse.
Le problème du niveau sonore excessif sur certains créneaux et les problèmes de sécurité que cela engendre a été remonté à la mairie via Sandrine Prochilo qui fera un retour à l’association de danse.


Fin de la séance 21h30.
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Message par Laurent » 28 février 2019, 11:18

Merci pour ce CR précis et concis.
nathalie belamie a écrit :
28 février 2019, 09:48
:!: :!: :!: Il faudra absolument trouver du sang neuf pour intégrer le bureau et en particulier trouver un membre prêt à s’engager sur le poste de président (personne à ce jour)
Sans président ou présidente, il ne peut y avoir de club.
Pour moi, il est cohérent d'assurer une transition au sein du bureau actuel afin de favoriser l'intégration de nouveaux élus (de mémoire, et sauf erreur de ma part, c'est ce qu'il s'est passé depuis la création du club). Se faire nouvellement élire et prendre une présidence est certainement plus compliqué quand bien même cela est plus facile au sein de DAMALA car le club "tourne" super bien grâce au travail des bureaux et autres membres actifs (encadrants et commissions).
Modifié en dernier par Laurent le 28 février 2019, 11:55, modifié 1 fois.
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