communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Tout ce qui ne concerne pas le Mur, les sorties, et l'encadrement.

communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar nathalie belamie » 11 Juillet 2018, 23:20

Compte rendu de réunion du bureau du 11 juillet 2018

Présents à la réunion : Lionel Pompougnac en qualité de président, Jacqueline Kasas en qualité de vice présidente, Laurent Chopard en qualité de trésorier, Sylvain Franchet en qualité de vice trésorier, Nathalie Belamie en qualité de secrétaire et Agathe Torielli en qualité de vice secrétaire.

La séance est ouverte à 20h.

1. Modification du règlement intérieur saison 2018-2019
Le règlement intérieur sera validé par le bureau avant le 1er septembre et distribué à tous les membres.
Les modifications du règlement intérieur pour 2018-2019 :
- mise en place de la cotisation spéciale pour les enfants du groupe compétition le mercredi de 18h30 à 21h.
- L’âge minimum est de 6 ans pour devenir adhérent à D’Ain mur à l’autre.
- Lors des séances d’ouverture de voies :
* 2 personnes minimum dont une titulaire d’un diplôme d’encadrement
*interdiction de la présence de mineurs sauf demande préalable auprès du président
*port du casque obligatoire
- Changement des tarifs des prestations escalade et canyon dû au passage à l’assurance journalière FFME
-Possibilité pour un damalo 3 sensibilisé à la gestion EPI (via sa formation d’encadrement ou la formation de gestionnaire EPI) d’emprunter du matériel, en accord avec les règles d’encadrements de sorties canyon.

2. Budget prévisionnel 2017-2018

a. montant des cotisations
Pour rappel, montant des cotisations votées par le précédent bureau :
• Adhésion normale : 115 €
• Adhérent autonome : 80 €
• 3ème membre et suivant de la même famille : 50 €
• Adhérent déjà FFME : 45 €
Groupe compétition : ajouter à la cotisation 45 € pour les plus de 12 ans et 20€ pour les autres (participation aux engagements aux compétitions FFME à savoir les coupes de l’Ain et les championnats départementaux et régionaux)

b. Financement des formations
Le bureau maintient le remboursement de la formation secouriste PSC1 (et du recyclage) sous le principe des 3 tiers (nécessaire pour devenir initiateur) pour tout membre s’engageant dans une formation initiateur.
Rappel de la nécessité d’une demande préalable au bureau.

c. Financement des encadrants
Selon règlement intérieur.
Le bureau proposera à nouveau les vestes (ou autre ?) pour les encadrants en lieu et place des remboursements pour ceux qui le souhaitent.

3. Règles d’encadrement et d’organisation pour la saison 2018-2019
En accord avec les modifications règlement intérieur. Pour rappel : modification de la possibilité d’emprunt de matériel pour les DAMALO 3 sensibilisés à la gestion des EPI.

4. Commissions
a. "Pilote" de chaque commission
Canyon : Nath
Escalade : Sylvain
Matériel : Bureau
Gestionnaire EPI : Jacqueline

A charge de chaque administrateur d’ouvrir sa commission sur le forum et de recruter ses membres, entre autre, via la création d’une rubrique sur le forum « vie du club ».

b. grandes lignes des missions de cette saison

Canyon :
- Gestion commande/matériel
- Poursuivre la dynamique de formation initiée la saison précédente
- Promotion de l’activité
• Participation au rassemblement Aura du 22/23 septembre
• Interne : action canyon crêpes ouvert à tout niveau ?? A réfléchir
• En lien avec les autres (canyon des pères Noëls), inter club prévu avec la tribu canyon en Octobre
• Formation de futurs encadrants canyon nécessaire (formation interne? FFME? FFS?) : un problème majeur : le coût de la formation
- Règlement encadrement

Escalade :
- Gestion des commandes,
- Organisation compétition(s)
- Renouvellement du mur (en relation avec autres utilisateurs)
* réunion à prévoir avec le collège début septembre pour caler les dates de modification possibles du mur et de la compétition.
*modification du mur à planifier courant de l’été avant la reprise de septembre : uniformisation des voies de compétition + ouverture de nouvelles voies
- Relancer la formation (interne et fédérale)
- Création d’un compétition interne à la suite de la compétition du club à laquelle nombres d’adultes n’osent participer.
- Modification feuille d’emprunt de matériel calquée sur le modèle utilisé en canyon

A l’ensemble des 2 commissions : organisation d’un séjour multi-activités.
Qui ? Lionel + bureau
Où ? Jura + Beauges ? + Vercors ?
Quand ? Juin ?
Véhicule : mini-bus mairie – Les conditions d’emprunt seront demandées à la mairie.

c- budget des commissions

Le bureau attribuera les budgets prévisionnels sur une base de 180 adhérents et en fonction des besoins de chaque commission. (5% commission matériel (278 €), 60 % commission escalade (3337€), 35 % commission canyon (1946€))

Les commissions sont tenues de se tenir aux budgets définis par le bureau. Toute éventuelle exception devra faire l’objet d’une demande préalable au bureau. La commission attendra alors l’accord du bureau.

5. Point sur les créneaux SAE 2018-2019
• Le suivi de l’ouverture des créneaux se poursuit par le biais du forum.
• Chaque encadrant devra créer un post normalisé (jour-créneau horaire-public concerné) sur le forum pour préciser les conditions d’accès (en accord avec le règlement intérieur) ainsi que le suivi des personnes inscrites au créneau (avec éventuellement la gestion d’une « file d’attente »)
• Un tableau précisant les différents créneaux sera posté dès que possible sur le forum. (Nath)


Point sur les inscriptions enfants.
L’affichage des places restantes sera publié une semaine avant le forum des associations sur le site. Sachant que les anciens ont jusqu’au 21 Aout pour remettre leur dossier. A l’heure actuelle, encore 8 enfants n’ont pas validé leur inscription par retour de dossier.
Restent : 8 places pour les ados de +15 ans le lundi, 2 places en cours compétition le mercredi, 7 places sur le cours ados 7-12 ans du vendredi et 4 places pour les ados +15 ans le vendredi

6. Calendrier des évènements de la saison

- 1er septembre : Forum des Associations / bourse aux chaussons
- 22 et 23/09 : Rassemblement canyon AURA
- DAMHALLOWEEN : fin octobre – organisation : Agathe
- Téléthon : début décembre
- 12/18 : évènement Noël pour les jeunes (commission escalade ?)
- Père Noël en canyon (en attente de date)
- Canyon du nouvel an
- Compétition (Point 7)
- Séjour multi-activités
- AG : vendredi 5 juillet

7. Compétition

Retour à la classique étape de la coupe de l’Ain.
Avant les vacances d’avril : prendre contact avec le collège durant le mois d’août pour caler les dates.
Date à fixer avant réunion en Mairie pour les dates et les manifestations
Besoin d’aide hors bureau.

8. Formation FFME

- Olivier Gomes est initiateur via-ferrata et se forme actuellement au monitorat
- 3 formations proposées par Jérome Aizac dans l’Ain (initiateur SAE en novembre, gestionnaire EPI et recyclage)

Philippe AUBERT s’est positionné et inscrit sur la formation initiateur SAE. Lise Monti était intéressée. D’autres membres ?

8. Questions diverses

a. Badge d’accès à la SAE : inventaire et estimation du besoin
Colin Gorin en aurait besoin en cas de co-encadrement le mardi.

b. Attribution des droits « administrateur structure » intranet FFME
Droits donnée à Sylvain. Maintenus pour JC et Jacqueline pour aide saisie licences

c. Répartition des tâches à effectuer pour le début de saison.
- Saisie Licence : au forum et répartition des dossiers pour les restantes.
- Changement à la banque : RDV pris par Laurent. (après réception de la déclaration en préfecture)
- Suivi DAMALA/O : comme saison précédente : fichier en ligne (priorisé) avec version papier dans le classeur mis à disposition à la sae.
Faire une validation damala en cas d’équivalents en passeports FFME [passeport jaune = damala1 – passeport orange = damala 2]

d. Forum des associations à Dagneux
Samedi 1 septembre :
La réception des dossiers, l’information ainsi que la bourse aux chaussons et le mur ouvert se passeront tous en bas, à la salle d’escalade. Beaucoup de gêne occasionnée pour les autres associations l’année dernière.
Anticipation des inscriptions des nouveaux enfants (très peu de places : premiers arrivés avec le dossier complet, premiers inscrits)
Création du post et recherche de volontaires : Nath
Création d’une clé USB (présentation pour Sandrine) : Lionel
Renseignements sur panneau du haut et Fléchage : Lolo
Bourse aux chaussons (mail à faire + article sur le site) : Nath

e. site internet
Améliorations : changer les photos du bandeau (Bebel avec photos fournies)
Page escalade et adresse salle à mettre en avant (dans bandeau ? ou onglet sup ?)
Mise en ligne des documents du dossier d’inscription (fait)
Quelques modifications dans les forums (droits, posts priorisés.. à voir avec Bébel)

f. Banderole
Recherche et conception du projet de la nouvelle banderole du club avec le nouveau logo FFME : Agathe

g. Teeshirt : Jacqueline


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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar nathalie belamie » 26 Juillet 2018, 08:51

Et voilà!
Le bureau fait ses devoirs de vacances! :D
Voici le règlement intérieur 2018-2019, tout nouveau, tout beau!
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar bebel » 29 Octobre 2018, 22:40

Bonjour à tous,
en discutant avec Aline et Rémi, je viens de voir que le règlement à changer concernant l'âge minimum pour adhérer au club (c'est bien poster dans le compte rendu du premier post, mais ça m'avait échappé).

Jusqu'à présent, c'était, sauf erreur de ma part, 6 ans révolus au moment de l'inscription. Dorénavant, c'est, comme le dit effectivement le règlement intérieur dispo ici :
Peuvent adhérer à l’association les personnes âgées de plus de 6 ans au 1er septembre


Pouvons nous savoir ce qui a motivé ce changement?
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar Lionel P » 30 Octobre 2018, 10:51

bebel a écrit:Bonjour à tous,
en discutant avec Aline et Rémi, je viens de voir que le règlement à changer concernant l'âge minimum pour adhérer au club (c'est bien poster dans le compte rendu du premier post, mais ça m'avait échappé).

Jusqu'à présent, c'était, sauf erreur de ma part, 6 ans révolus au moment de l'inscription.
...
Pouvons nous savoir ce qui a motivé ce changement?


En fait, jusqu'à cette saison, il n'y avait rien de stipuler dans le RI concernant l'âge minimum pour être membre. Par usage, nous fixions 6 ans car le matériel, y compris les ouistitis, est peu adapté et la coordination, souvent insuffisante pour les enfants.
Nous avons pallié à ce manque en modifiant le RI pour cette nouvelle saison en choisissant la dâte du début de saison comme référence. C est peut être une réflexion à mener.
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar bebel » 01 Novembre 2018, 09:01

Oui, avant cette année, à ma connaissance, la seule chose qui stipulait l'âge minimum, c'était le site de la fédé :
https://www.ffme.fr/club/1802.html

ET, de mémoire, on disait que c'était 6 ans révolu au moment de l'inscription.

Bref, c'est pas grave. Ce qui est bien, c'est que la règle existe et soit respectée. Mais ça doit être rageant pour quelqu'un né le 2 Septembre :D C'est pour ça que ma préférence va au "6 ans révolus au moment de l'inscription".
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar Lionel P » 05 Novembre 2018, 08:07

bebel a écrit: C'est pour ça que ma préférence va au "6 ans révolus au moment de l'inscription".


Nous avons pris la décision de modifier le règlement en cours de saison pour aller dans ce sens.
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar nathalie belamie » 05 Novembre 2018, 18:45

Nous vous informons que le bureau a procédé à la modification du règlement intérieur afin de permettre aux membres souhaitant inscrire leur enfant ayant 6 ans durant la saison de pouvoir le faire.

"Peuvent adhérer à l’association les personnes âgées de plus de 6 ans au 1er septembre."
a été modifié comme suit :
"Peuvent adhérer à l’association les personnes âgées de plus de 6 ans à la date de l’inscription."
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Re: communiqués du bureau pour la saison 2018-2019

Messagepar bebel » 06 Novembre 2018, 08:00

Top!
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